Audit : outillage interne (A1)
En bref
Cette offre aide un dirigeant à comprendre où son organisation perd du temps, quels outils posent problème et quelles améliorations lancer en priorité. Le format flash donne un premier diagnostic en une journée, tandis que l'audit complet approfondit les constats et fournit une feuille de route. Le suivi mensuel associé, appelé suivi C dans le catalogue, à l'audit complet permet ensuite de faire régulièrement le point avec le dirigeant, de surveiller le dossier et d'adapter les priorités.
Méthode et structure des audits A1-F et A1.
Objectif
L'audit identifie les problèmes réels, les opportunités d'amélioration et les chantiers prioritaires. Il doit produire des recommandations actionnables, y compris lorsqu'elles ne conduisent pas à une prestation Alpene.
Formats
| Format | Usage | Restitution |
|---|---|---|
| A1-F | Diagnostic ciblé réalisé sur une journée | Restitution orale et note courte |
| A1 | Analyse plus complète de l'organisation et de son outillage | Présentation PowerPoint détaillée |
Le format s'adapte au besoin. Si le problème est déjà clairement identifié, l'audit se concentre directement sur ce périmètre.
Déroulé A1-F
- confirmer la question principale ;
- rencontrer le dirigeant et les personnes directement concernées ;
- observer rapidement le processus et les outils ;
- identifier les principaux irritants ;
- comparer avec quelques pratiques ou outils pertinents ;
- restituer les constats et prochaines actions ;
- remettre une note de synthèse.
A1-F ne cherche pas à produire une cartographie exhaustive de l'entreprise.
Déroulé A1
Immersion
- entretiens avec le dirigeant et les personnes clés ;
- observation des processus réels ;
- inventaire de l'outillage ;
- compréhension des données et responsabilités ;
- collecte d'exemples représentatifs.
Analyse
- identification des problèmes et doublons ;
- analyse des risques et dépendances ;
- benchmark sectoriel ;
- recherche d'outils et pratiques pertinents ;
- définition des chantiers possibles ;
- priorisation.
Restitution
- présentation au dirigeant ;
- discussion des arbitrages ;
- ajustement des priorités ;
- remise du document final.
Axes analysés
L'audit couvre selon le contexte :
- stratégie et objectifs ;
- processus métier ;
- outils et intégrations ;
- données et documents ;
- sécurité et accès ;
- usages IA existants ;
- irritants et tâches répétitives ;
- capacité de changement ;
- compétences et dépendances internes ;
- contraintes réglementaires ou sectorielles.
Aucun score de maturité générique n'est imposé. Les constats et priorités sont adaptés au client.
Structure de la grille d'entretien
La grille doit permettre de recueillir :
- rôle de la personne ;
- tâches principales ;
- outils utilisés ;
- entrées et sorties du processus ;
- personnes ou équipes impliquées ;
- irritants ;
- contournements manuels ;
- données sensibles ;
- erreurs fréquentes ;
- volume et fréquence ;
- résultat idéal ;
- changements déjà tentés.
La grille sert de support. Elle ne doit pas transformer l'entretien en questionnaire rigide.
Structure de l'inventaire
L'inventaire décrit pour chaque outil ou service :
- nom et fonction ;
- utilisateurs ;
- titulaire du compte ;
- données manipulées ;
- intégrations ;
- dépendances ;
- problèmes connus ;
- niveau de criticité ;
- possibilité d'export ou de remplacement.
Il reste proportionné au périmètre de l'audit.
Benchmark
Le benchmark compare les pratiques et outils pertinents pour le secteur et le problème observé.
Il examine notamment :
- adéquation fonctionnelle ;
- simplicité d'usage ;
- intégration à l'existant ;
- sécurité et localisation ;
- titularité et réversibilité ;
- maturité de la solution ;
- effort de mise en œuvre ;
- limites connues.
Aucune liste fixe d'outils n'est imposée. Le benchmark doit rester lié au besoin du client.
Recommandations
Chaque recommandation précise :
- problème traité ;
- résultat attendu ;
- gain potentiel ;
- prérequis ;
- risques ;
- dépendances ;
- effort relatif ;
- prochain pas concret.
Les recommandations sont priorisées selon :
- impact ;
- effort ;
- risque ;
- urgence.
Une recommandation peut être :
- un changement de processus ;
- un meilleur usage de l'existant ;
- un nouvel outil ;
- une automatisation ;
- un chantier Alpene ;
- une solution tierce ;
- l'absence de projet immédiat.
Note de synthèse A1-F
La note courte contient :
- question examinée ;
- constats principaux ;
- risques ou blocages ;
- recommandations prioritaires ;
- prochaine action proposée.
Livrable A1
Le document PowerPoint final contient :
- contexte et objectifs ;
- périmètre et personnes rencontrées ;
- processus et outillage observés ;
- constats ;
- benchmark ;
- chantiers proposés ;
- priorisation ;
- prérequis et risques ;
- feuille de route recommandée ;
- prochaines décisions.
Le document doit être lisible sans présentation orale d'Alpene.
Propriété et confidentialité
- Le livrable final appartient au client.
- Les informations recueillies restent limitées au besoin de l'audit.
- Les secrets et mots de passe ne sont pas placés dans le livrable.
- Les exemples sensibles sont anonymisés lorsque possible.
- Les documents de travail Alpene ne sont pas remis sauf accord spécifique.
Décisions validées
- A1-F reste un diagnostic ciblé sur une journée.
- A1 suit les phases immersion, analyse et restitution.
- Aucun score de maturité générique n'est imposé.
- Le benchmark dépend du secteur et du besoin.
- Les recommandations sont priorisées par impact, effort, risque et urgence.
- Le livrable A1 est un document PowerPoint unique et propriété du client.
- La page décrit les modèles attendus sans créer les fichiers modèles.
- L'audit peut recommander une solution tierce ou l'absence de projet.